Overheidsopdrachten winnen? Vermijd deze fouten bij uw offerte!
Bij overheidsopdrachten draait alles om precisie. U zoekt actief naar opdrachten, analyseert het bestek en besteedt kostbare tijd aan het opstellen van een offerte. Maar één onzorgvuldigheid — zoals een foutieve ondertekening — kan al leiden tot uitsluiting van de gunningsprocedure. En dan zijn al uw inspanningen voor niets geweest.
Om u te helpen succesvol in te schrijven op publieke tenders, deelt Tender Experts drie essentiële tips die het verschil maken tussen een afgewezen en een winnende offerte.
Tip 1: Begin bij het bestek — echt bij het begin!
Veel ondernemers focussen op de technische specificaties van de opdracht. Logisch, want dat is waar uw expertise ligt. Maar laat u niet verrassen: de administratieve bepalingen in het bestek kunnen bepalend zijn voor uw deelname.
Bij bepaalde procedures, zoals de niet-openbare procedure of de mededingingsprocedure met onderhandeling, kan het bestek eisen dat u reeds in de eerste fase een ondertekende deelnemingsaanvraag indient. Wettelijk is dit (nog) niet verplicht, maar het bestek kan deze verplichting opleggen.
Onze extra tip: Ga nooit automatisch uit van standaardpraktijken. Analyseer elk bestek grondig, of beter nog, stel uw vragen tijdig via onze Tender Chat, de virtuele AI-assistent van Tender Experts die je helpt bij het doorzoeken van alle bestekken en die al jouw vragen beantwoordt .
Tip 2: Eén offerte = één rechtspersoon
Heeft uw bedrijf een moeder- of zustervennootschap? Dan is extra waakzaamheid geboden. Elk ingediend document – van het elektronische indieningsrapport tot het offerteformulier – moet ondubbelzinnig verwijzen naar dezelfde rechtspersoon.
Het gebeurt nog te vaak dat het e-signatuur gelinkt is aan onderneming A, terwijl het offerteformulier onderneming B vermeldt. Resultaat: geen enkele van beide is geldig ondertekend, en dus volgt uitsluiting van de aanbestedingsprocedure.
Onze extra tip: Controleer altijd de consistentie van alle gegevens in uw offerte. Twijfel? Onze juridische screening van uw offerte kan fouten vermijden nog voor ze gemaakt worden. Bekijk onze begeleidingsdiensten.
Tip 3: Dagelijks beheer? Niet vanzelfsprekend bevoegd
Volgens de Raad van State valt de ondertekening van een offerte in principe niet onder het dagelijks bestuur van een onderneming. Artikel 7:121 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen voorziet enkel in uitzonderingen:
- het gaat om handelingen die tot het dagelijks beheer behoren,
- of die weinig belangrijk zijn,
- of een snelle reactie vereisen.
Alleen wanneer minstens één van deze voorwaarden vervuld is, kan een ondertekening door het dagelijks bestuur aanvaard worden.
Verwacht echter niet dat de aanbestedende overheid u automatisch om een verduidelijking vraagt bij twijfel. Dit gebeurt soms, maar ze is hiertoe niet verplicht.
Onze extra tip: Voeg steeds een duidelijke volmacht of bestuursbeslissing toe bij uw offerte, en verduidelijk de bevoegdheid van de ondertekenaar in uw statuten of het inschrijvingsdossier.
Conclusie: Kleine fouten, grote gevolgen
Bij overheidsopdrachten maakt u het verschil met een correcte, volledige en juridisch sluitende offerte. De concurrentie is groot, en aanbestedende diensten hebben weinig speelruimte om fouten recht te zetten.
👉 Winnen bij overheidsopdrachten? Start hier met een gratis intakegesprek. Contacteer ons