Vertrouwelijke informatie in overheidsopdrachten: een slim evenwicht
Wanneer je deelneemt aan een overheidsopdracht, wil je uiteraard overtuigen met een sterke offerte. Dat betekent vaak dat je je prijsstructuur, aanpak en unieke kennis moet delen. Maar wat als die informatie concurrentiegevoelig is?
De wetgeving biedt een oplossing: volgens artikel 13, §2 van de Wet Overheidsopdrachten mag je als inschrijver bepaalde onderdelen van je offerte als vertrouwelijk aanduiden. De aanbestedende overheid mag deze informatie dan niet openbaar maken, zelfs niet bij een gemotiveerd verzoek van derden.
Wat kan je vertrouwelijk verklaren in je offerte?
Niet alles in een offerte kan zomaar als vertrouwelijk bestempeld worden. Typische vertrouwelijke elementen zijn:
- Eenheidsprijzen en gedetailleerde kostenstructuren
- Specifieke methodologieën of technieken
- Intellectueel beschermde tekeningen of plannen
- Informatie over unieke leveranciers of grondstoffen
Gegevens die objectief controleerbaar zijn, zoals een strafregisteruittreksel of de naam van een onderaannemer, worden in de regel niet als vertrouwelijk beschouwd. Ook de totaalprijs valt zelden onder vertrouwelijkheid.
Waarom vertrouwelijkheid motiveren loont
Wil je vermijden dat je vertrouwelijkheid wordt betwist? Dan geef je best meteen aan waarom bepaalde informatie commercieel gevoelig is. Denk aan:
- Exclusieve toegang tot grondstoffen
- Nieuwe technologieën of werkwijzen
- Strategische partnerships
Een heldere motivatie verhoogt de kans dat je vertrouwelijkheid wordt aanvaard.
Transparantie versus geheimhouding: een delicate evenwichtsoefening
De overheid moet altijd gemotiveerd toelichten waarom een offerte wordt weerhouden of afgewezen. Zelfs wanneer een document (gedeeltelijk) vertrouwelijk is, moet de overheid in het gunningsverslag op een samenvattende manier uitleggen hoe de beoordeling tot stand kwam.
Het is daarom aan te raden om samen met je vertrouwelijke versie ook een niet-vertrouwelijke versie van je documenten toe te voegen. Zo weet de overheid precies wat ze wel en niet mag delen in haar verslaggeving.
Vertrouwelijkheid en abnormale prijzen: wees voorbereid
Dient je prijs zich opvallend laag (of hoog) aan, dan is een prijsonderzoek onvermijdelijk. De overheid kan formeel om uitleg vragen binnen een strikte termijn. Vertrouwelijkheid mag je hier niet als schild gebruiken: je moet de prijs kunnen verantwoorden met concrete, cijfermatige gegevens.
Denk aan:
- Winstmarges
- Kostprijsberekeningen
- Schaalvoordelen of ervaring
Uiteraard kan je ook hier aangeven dat je toelichting vertrouwelijk is, zolang die voldoende onderbouwd is.
Conclusie: speel open kaart, maar hou strategisch geheimen achter
Om een opdracht binnen te halen, moet je de aanbestedende overheid inzicht geven in je werking. Maar dat hoeft niet ten koste te gaan van je concurrentiepositie. Door doordacht en gemotiveerd vertrouwelijke informatie aan te duiden, bescherm je je bedrijfsgeheimen én vergroot je je slaagkansen.