Om een opdracht gegund te krijgen, moet je goede kaarten hebben. Je dienst of werk moet het goedkoopste zijn, of in elk geval het economisch meest voordelige. Het komt erop aan de aanbesteder dus te overtuigen van de kwaliteit van je aanbod, maar net hier wordt het soms link… Als ondernemer is het niet vanzelfsprekend je kostenstructuur zomaar op tafel te leggen, of een plan van aanpak met iedereen te delen. Bedrijfsgeheimen zijn er om geheim te blijven, toch?
De wetgever was zich van dit heikele punt bewust, en voorzag daarom in de mogelijkheid gegevens vertrouwelijk te verstrekken. Overeenkomstig artikel 13 §2 van de wet inzake overheidsopdrachten kan een onderneming aspecten uit de offerte als vertrouwelijk aanduiden. De aanbesteder mag deze elementen in beginsel niet bekendmaken, ook niet wanneer daar expliciet naar wordt gevraagd. Op die manier kan je als onderneming deelnemen aan een opdracht zonder te riskeren dat een concullega of concurrent over je schouder meeleest.
Wat Mag Vertrouwelijk Zijn in een Offerte?
Toch is enige nuance op zijn plaats. Het zou al te makkelijk zijn een offerte zomaar als vertrouwelijk te bestempelen. Het moet effectief over vertrouwelijke aspecten gaan. Eenheidsprijzen, bijzondere materialen of intellectueel beschermde tekeningen of modellen kunnen dat zeker zijn. Louter objectieve gegevens, zoals een uittreksel uit het strafregister of de naam van een onderaannemer, zullen net als de totaalprijs van een offerte, meer dan waarschijnlijk niet gevoelig zijn. Wie een aspect van de offerte als vertrouwelijk aanstipt, kan er daarom goed aan doen ook uit te leggen waarom dit aspect commercieel gevoelig is. Het feit dat telkens dezelfde inschrijvers aan soortgelijke opdrachten deelnemen, dat niemand anders zijn grondstoffen uit die bepaalde regio weet te halen of een nieuwe techniek voorgesteld wordt: het kan relevant zijn dit expliciet mee te geven in de offerte.
Transparantie en Vertrouwelijkheid: Een Delicate Balans
Daarnaast dient de overheid in elk geval een gemotiveerde beslissing te nemen. Elke inschrijver moet de precieze redenen kennen waarom zijn offerte wel of niet is gekozen. Zelfs al is een aspect nog zo delicaat, dan nog zal de aanbesteder enigszins omfloerst of samenvattend moeten motiveren waarom ze de kwaliteit ervan hoog of laag inschat. Het kan daarom wenselijk zijn om naast de vertrouwelijke versie van een document, meteen een niet-vertrouwelijke versie aan de offerte toe te voegen. Zo is het voor de aanbesteder duidelijk wat ze wel of niet in een gunningsverslag mag vermelden.
Ten slotte verdient het bijzondere prijzen- en kostenonderzoek hier ook te worden vermeld. Lijkt een prijs abnormaal laag (of hoog!) dan dient de overheid dit in elk geval te onderzoeken. Ze kan hier heel formeel om uitleg vragen, waarbij een strikte timing wordt opgelegd. Het is bijzonder onverstandig in zulke gevallen een vaag of nietszeggend antwoord te verschaffen. Zich verschuilen achter vertrouwelijkheid is geen goed idee. Het vermoeden van abnormaliteit moet immers met concrete, en liefst cijfermatige elementen worden weerlegd. Transparantie is dan absoluut noodzakelijk: winstmarges en prijsopbouw, eerdere ervaringen of schaalvoordelen: ze moeten gedetailleerd en gedocumenteerd worden uitgelegd. Vanzelfsprekend is het ook hier mogelijk de prijsverantwoording expliciet als vertrouwelijk te bestempelen. Voor eenheidsprijzen en een kostenstructuur wordt vertrouwelijkheid doorgaans aanvaard.
Het is duidelijk dat overheidsopdrachten een zeker vertrouwen vragen. Het is voor ondernemers niet mogelijk een opdracht te winnen zonder kaarten op tafel te leggen. Door weloverwogen en gemotiveerd de vertrouwelijke elementen aan te duiden, kan echter worden vermeden dat iedereen in die kaarten kijkt.
