De Europese regels rond overheidsopdrachten staan mogelijk voor hun grootste hervorming sinds 2014. De Europese Commissie werkt aan een volledig nieuw wettelijk kader met één duidelijk doel: de regelgeving eenvoudiger maken, de administratieve lasten verminderen en overheidsopdrachten sterker inzetten om de Europese economie te ondersteunen.
De definitieve wetgeving is er nog niet. Maar de eerste krachtlijnen worden stilaan duidelijk, en die kunnen een belangrijke impact hebben op ondernemingen die deelnemen aan overheidsopdrachten.
Hieronder zetten we de wijzigingen met gevolgen voor uw praktijk op een rijtje. Belangrijke kanttekening vooraf: deze krachtlijnen zijn gebaseerd op de momenteel gekende ontwerpteksten en kunnen nog wijzigen tijdens het Europese wetgevingsproces.
(Eindelijk?) minder administratie
Vraag aan eender welke onderneming wat het meest frustrerende is aan overheidsopdrachten en de kans is groot dat “de administratie” als eerste wordt genoemd.
Europa erkent dat probleem.
Daarom wil de Europese Commissie het voor ondernemingen eenvoudiger maken om deel te nemen aan overheidsopdrachten. Gegevens die vandaag telkens opnieuw moeten worden ingevuld, zouden veel vaker automatisch uit officiële databanken gehaald worden. Ook digitale platformen zouden beter op elkaar moeten aansluiten.
Het doel is duidelijk: minder documenten invullen, minder attesten opladen en minder tijd verliezen aan administratie.
Verdwijnt het UEA?
Misschien wel het meest opvallende voorstel is de toekomst van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).
Vandaag moet vrijwel elke onderneming dit document invullen als voorlopige verklaring dat zij voldoet aan de uitsluitingsgronden en selectiecriteria. In de praktijk wordt het formulier echter vaak als ingewikkeld, tijdrovend en weinig gebruiksvriendelijk ervaren.
Binnen Europa groeit daarom de overtuiging dat het UEA zijn doel voorbijschiet. Er wordt onderzocht of het formulier volledig kan verdwijnen, of vervangen kan worden door een veel eenvoudiger digitaal systeem waarbij ondernemingen nog nauwelijks zelf gegevens moeten invullen.
Of het UEA effectief verdwijnt, is vandaag nog niet beslist. Uit de ontwerpteksten blijkt wel duidelijk dat de Europese Commissie onderzoekt hoe het huidige UEA kan worden vervangen door een eenvoudiger digitaal systeem.
Niet langer alleen de laagste prijs
Europa wil dat overheden minder uitsluitend naar de prijs kijken.
Bij toekomstige overheidsopdrachten zouden ook elementen zoals kwaliteit, innovatie, dienstverlening, duurzaamheid en technische meerwaarde een grotere rol kunnen spelen.
Voor ondernemingen die investeren in expertise en kwaliteit is dat een positieve evolutie. De goedkoopste offerte zal mogelijk minder vaak automatisch de beste offerte zijn.
Volgens de ontwerptekst zou een aanbestedende overheid zelfs moeten motiveren waarom uitsluitend op prijs wordt gegund.
Meer kansen voor Europese ondernemingen?
Een ander opvallend voorstel is dat Europa haar eigen ondernemingen sterker wil beschermen.
Vandaag kunnen ondernemingen uit landen buiten de Europese Unie vaak deelnemen aan Europese overheidsopdrachten, terwijl Europese ondernemingen niet altijd dezelfde toegang krijgen tot die buitenlandse markten.
Europa wil dat onevenwicht gedeeltelijk wegwerken. Daarom wordt onderzocht of in bepaalde strategische sectoren meer rekening mag worden gehouden met de Europese oorsprong van producten, diensten of investeringen. Ook zouden ondernemingen uit derde landen in bepaalde situaties minder gemakkelijk toegang kunnen krijgen tot Europese overheidsopdrachten.
Hoe ver deze “Europese voorkeur” uiteindelijk zal gaan, is nog onzeker. Maar het is zonder twijfel één van de meest besproken onderdelen van de hervorming.
Innovatie krijgt meer kansen
Europa wil overheidsopdrachten vaker gebruiken als hefboom voor innovatie.
Ondernemingen die investeren in nieuwe technologieën, digitalisering of innovatieve oplossingen zouden daardoor gemakkelijker toegang moeten krijgen tot bepaalde opdrachten.
Dat kan interessante opportuniteiten creëren voor bedrijven die zich onderscheiden met vernieuwende producten of diensten.
Minder procedures?
Het aantal procedures zou dalen. Vandaag werken we met te veel verschillende procedures: openbare en niet-openbare procedures, mededingingsprocedure met onderhandeling, dynamisch aankoopsysteem, concurrentiegerichte dialoog, innovatiepartnerschap en meer.
Volgens de gelekte ontwerptekst zouden de huidige procedures grotendeels worden vervangen door drie hoofdprocedures:
- De open-negotiated procedure, die het meest lijkt op de huidige openbare procedure
- De dynamic simplified procedure, vergelijkbaar met het huidige dynamisch aankoopsysteem
- De innovation challenge procedure
Verder wordt nog gesproken over bijzondere procedures voor het inwinnen van informatie en voor noodaankopen.
Eén Europese wet in plaats van 27 verschillende interpretaties?
Misschien is dit wel de meest ingrijpende verandering van allemaal.
Vandaag zijn de Europese regels opgenomen in richtlijnen. Die moeten eerst door elke lidstaat worden omgezet in nationale wetgeving. Daardoor ontstaan soms verschillen tussen de Belgische, Nederlandse, Franse of Duitse regelgeving, hoewel ze allemaal vertrekken van dezelfde Europese basis.
De Europese Commissie onderzoekt daarom of de huidige richtlijnen vervangen kunnen worden door één Europese verordening. Dat zou een fundamentele wijziging zijn, omdat een verordening rechtstreeks geldt in alle lidstaten en de nationale omzetting grotendeels overbodig maakt.
Voor ondernemingen zou dat kunnen leiden tot meer uniforme regels binnen Europa, minder nationale verschillen en dus ook meer rechtszekerheid. Zeker voor bedrijven die in meerdere lidstaten deelnemen aan overheidsopdrachten.
Ook dit voorstel bevindt zich voorlopig nog in de voorbereidende fase.
Onze kijk op de zaak
De aangekondigde hervormingen klinken veelbelovend. Vooral de mogelijke vereenvoudiging van de administratieve verplichtingen, en de discussie over het verdwijnen van het UEA, beantwoorden aan een vraag die wij al jarenlang horen van ondernemingen en aanbesteders.
Tegelijk is enige voorzichtigheid geboden. Tussen beleidsintenties en definitieve wetgeving ligt vaak nog een lange weg. Bovendien zal veel afhangen van de concrete uitwerking. Minder administratie mag bijvoorbeeld niet betekenen dat de controle op ondernemingen gewoon naar een ander moment in de procedure verschuift.
Eén conclusie kunnen we vandaag wel al trekken: de Europese regelgeving over overheidsopdrachten staat aan de vooravond van de grootste hervorming in meer dan tien jaar. En die zal ongetwijfeld gevolgen hebben voor elke onderneming die zaken doet met de overheid.
Auteur: Erik Van Eecke, Commander-in-Chief, Tender Expert (www.tenderexpert.be)
Voor verdere vragen kunt u contact opnemen met erik@tenderexpert.be
Blijf op de hoogte met Tender Experts
Wij volgen deze hervorming voor u op de voet, zodat u tijdig weet wat er verandert en wat het betekent voor uw offertes.
👉 Ontdek hoe Tender Experts u helpt om de juiste opdrachten te vinden en te winnen.