Het voorschot bij overheidsopdrachten: principes en aandachtspunten
‘Betaling voor verstrekte en aanvaarde prestaties’… Anders dan bij privaatrechtelijke overeenkomsten liet de wetgeving overheidsopdrachten in principe geen voorschotten toe. Voor heel wat opdrachten moesten ondernemingen dus hun eigen middelen aanwenden om materialen aan te kopen of onderaannemers te betalen, alvorens ze daar zelf voor werden vergoed. En die vergoeding kon ook al even op zich laten wachten, terwijl de opdrachtnemer misschien al een borgtocht had moeten betalen.
Begin dit jaar wijzigde dit principe. Voor heel wat opdrachten moet de overheid nu wel een voorschot betalen. Grosso modo zijn er twee scenario’s:
- Nodigt de overheid zelf een aantal ondernemingen uit tot het indienen van een offerte, dan is er een voorschot van 15% van de referentiewaarde van de opdracht. De referentiewaarde van een opdracht met een looptijd van maximaal één jaar is niets meer dan het oorspronkelijke bedrag van de opdracht. De referentiewaarde van een opdracht die langer duurt dan één jaar, is het oorspronkelijke bedrag van de opdracht, vermenigvuldigd met twaalf, en vervolgens gedeeld door het aantal maanden van de opdracht.
- Gebruikt de overheid een andere procedure, dan hangt het voorschot af van het type onderneming waaraan de opdracht wordt gegund:
- Een micro-onderneming (met minder dan tien personen en een jaaromzet van maximaal twee miljoen euro) krijgt een voorschot van 20%;
- Een kleine onderneming (met minder dan vijftig personen en een jaaromzet van maximaal tien miljoen euro) krijgt in principe een voorschot van 10%;
- Een middelgrote onderneming (met minder dan tweehonderdvijftig personen en een jaaromzet van maximaal vijftig miljoen euro of een jaarlijks balanstotaal van maximaal drieënveertig miljoen krijgt in principe een voorschot van 5%;
- Een grote onderneming ontvangt geen voorschot. De overheid kan wel steeds vrijwillig beslissen om een voorschot toe te kennen, ook al is dit niet verplicht. Ze kan ook een groter voorschot bieden dan wettelijk vereist.
KMO’s maken het overgrote deel uit van de ondernemingen in ons land, en dus hebben heel wat bedrijven voor heel wat overheidsopdrachten voortaan recht op een voorschot. Dat is interessant, maar er zijn best wat aandachtspunten:
- Een voorschot dient te worden aangevraagd. Alvorens betaald te worden, moet de opdrachtnemer dus een schriftelijk en gedateerde aanvraag of ‘voorschotfactuur’ sturen naar de aanbesteder. Na lezing van de gunningsbrief neemt de ondernemer er dus best nog eens de opdrachtdocumenten bij. Want wie niets vraagt, zal niets krijgen.
- Een raamovereenkomst wordt voor de toekenning van het voorschot niet als opdracht beschouwd. Dat is eigenlijk logisch: een raamovereenkomst legt slechts de voorwaarden vast voor opdrachten die in de toekomst gesloten (kunnen) worden. Hierbij zijn weinig zekerheden: er geldt bij raamovereenkomsten doorgaans geen exclusiviteit en er worden zelden minimale hoeveelheden gegarandeerd. Maar soms wordt een klassieke overheidsopdracht onterecht een raamovereenkomst genoemd. Een ondernemer die gedurende vier jaar elke maand tweemaal fruit levert aan het personeel in het gemeentehuis, levert een klassieke opdracht met periodieke prestaties, ook al zou dit verkeerdelijk een raamovereenkomst worden genoemd.
- Er is geen voorschot verplicht voor opdrachten met een uitvoeringstermijn korter dan twee maanden. Het idee is vanzelfsprekend dat de opdrachtnemer in zulke gevallen sowieso snel betaald zal worden. Ook hier kan echter verwarring ontstaan: de uitvoeringstermijn (of ‘leveringstermijn’ bij leveringen) is de periode nodig voor de uitvoering van de werken, leveringen of diensten, incl. voorbereidingen en keuringen. De looptijd is de hele duurtijd van de opdracht. De looptijd zal dus langer zijn dan de uitvoeringstermijn… En één opdracht kan verschillende uitvoeringstermijnen (fases, delen, …) bevatten!
- Elk voorschot zal verrekend worden met de bedragen die de aanbesteder later aan de opdrachtnemer moet betalen. Dat verloopt ‘volgens de regels bepaald in de opdrachtdocumenten’. Staan er geen afspraken in het bestek, dan gebeurt de verrekening in twee fasen:
- De eerste 50% van het voorschot wordt verrekend wanneer de waarde van de uitgevoerde prestaties minstens overeenkomt met 30% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag
- De tweede 50% van het voorschot wordt verrekend wanneer de waarde van de uitgevoerde prestaties minstens overeenkomen met 60% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag;
Wanneer met vermoedelijke hoeveelheden wordt gewerkt, is het lang niet altijd even duidelijk wat de waarde van de uitvoerde prestaties ten opzichte van het oorspronkelijke opdrachtbedrag is. De aanbesteder wil het betaalde voorschot allicht zo snel mogelijk verrekenen, een onderneming misschien niet. Het is goed discussies in dit verband te vermijden, en tijdig heldere afspraken met elkaar te maken.
