Wat is een raamovereenkomst bij overheidsopdrachten?
In de wereld van overheidsopdrachten zijn raamovereenkomsten (ook wel raamcontracten genoemd) een veelgebruikt instrument voor terugkerende aankopen zoals ramen wassen, periodiek groenonderhoud of kleine herstellingen. Ze vermijden dat de overheid telkens opnieuw een volledige openbare aanbestedingsprocedure moet doorlopen. Toch worden raamovereenkomsten vaak verkeerd begrepen of foutief toegepast. In dit artikel leggen we uit wat een raamovereenkomst precies inhoudt, wanneer deze van toepassing is, en hoe uw bedrijf er strategisch op kan inspelen.
Wat is de betekenis van een raamovereenkomst?
Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen één of meerdere aanbesteders en één of meerdere ondernemingen. Het doel is om, gedurende een bepaalde looptijd, vooraf de voorwaarden vast te leggen voor toekomstige opdrachten. Denk aan prijzen, modaliteiten, of eventueel geraamde hoeveelheden. De raamovereenkomst is dus geen opdracht op zich, maar een kader dat toekomstige bestellingen mogelijk maakt.
Deze “lege doos” wordt later ingevuld met concrete opdrachten of vervolgopdrachten. De maximale waarde of hoeveelheid van de prestaties moet steeds in de opdrachtdocumenten worden opgenomen. Eens die maxima bereikt zijn, is de raamovereenkomst uitgeput en moet er een nieuwe opdracht worden uitgeschreven.
Biedt een raamovereenkomst exclusiviteit?
Neen. Tenzij anders bepaald in het bestek, verleent een raamovereenkomst geen exclusiviteit aan de geselecteerde opdrachtnemer(s). De overheid is niet verplicht om bestellingen te plaatsen binnen het kadercontract. Daarom kan er ook geen voorschot gevraagd worden voor de raamovereenkomst zelf. Enkel bij de vervolgopdrachten kan eventueel een borgtocht of voorschot worden toegekend.
De bepalingen uit het Koninklijk Besluit Uitvoering zijn grotendeels van toepassing op de vervolgopdrachten, niet op de raamovereenkomst an sich.
Hoe worden vervolgopdrachten verdeeld?
Wanneer een raamovereenkomst met meerdere ondernemingen wordt gesloten, zijn er twee gangbare manieren waarop vervolgopdrachten verdeeld worden:
- Cascade- of rangordeprincipe: de best gerangschikte inschrijver ontvangt de eerste bestelling. Als deze niet beschikbaar is, gaat de kans naar de volgende op de lijst.
- Mini-competitie: de overheid nodigt alle gecontracteerde partijen opnieuw uit om een offerte in te dienen voor een specifieke opdracht.
Voor uw bedrijf is het cruciaal om op voorhand te weten welk systeem wordt toegepast. Tender Experts helpt u bij het analyseren van deze bepalingen in het bestek.
Wat is het verschil tussen een raamovereenkomst en een periodieke opdracht?
Niet elke langdurige opdracht is automatisch een raamovereenkomst. Wanneer een gemeente bijvoorbeeld een bedrijf aanstelt voor maandelijkse groenonderhoud gedurende drie jaar, gaat het mogelijks om een klassieke opdracht met periodieke prestaties. Er zijn dan geen aparte bestellingen of opleveringen per maand.
Bij een echte raamovereenkomst daarentegen, stuurt de overheid telkens een nieuwe bestelbon uit, die telkens een aparte opdracht vormt binnen het kadercontract. Elk van deze opdrachten heeft zijn eigen juridische en praktische implicaties.
Het onderscheid is subtiel maar fundamenteel, onder meer voor betaling, betwisting en oplevering.
Hoe helpt Tender Experts?
Bij Tender Experts helpen we bedrijven die willen deelnemen aan openbare aanbestedingen met het correct interpreteren van raamcontracten, het onderscheiden van periodieke opdrachten, en het strategisch benutten van raamovereenkomsten.
Dankzij ons aanbod Tender Intelligence kan u:
- nagaan welke raamcontracten bijna aflopen;
- zien aan wie vorige opdrachten gegund zijn;
- analyseren hoe de overheid vervolgopdrachten verdeelt;
- en zich voorbereiden op toekomstige heraanbestedingen.
Wilt u weten of er raamovereenkomsten actief zijn in uw sector? Neem contact met ons op.