Prijsherziening Overheidsopdrachten (België): Regels & Procedure

Prijsherziening bij Overheidsopdrachten in België: Een complete gids

Prijsherziening is een cruciaal mechanisme binnen Belgische overheidsopdrachten. Het zorgt ervoor dat contractprijzen kunnen worden aangepast aan veranderende economische omstandigheden. Deze gids legt uit wat prijsherziening inhoudt, wanneer het verplicht is, en hoe het proces werkt.

Wat is Prijsherziening bij overheidsopdrachten?

Prijsherziening bij overheidsopdrachten betekent het aanpassen van de contractprijzen op basis van specifieke economische of sociale factoren. Dit is vastgelegd in artikel 10, § 1 van de wet overheidsopdrachten en artikel 7, § 1 van de wet defensie en veiligheid (zie ook KB van 14 januari 2013 – art. 2, 17°).

Het hoofddoel is om de contractprijzen de evolutie van reële kosten (zoals lonen, materiaalprijzen) te laten volgen via objectieve parameters. Hierdoor blijven overeenkomsten economisch haalbaar voor zowel de opdrachtnemer als de aanbestedende overheid.

Belangrijk: Een prijsherziening is enkel toegestaan als er een duidelijke en expliciete prijsherzieningsclausule is opgenomen in het bestek van de opdracht.

Wanneer is een prijsherzieningsclausule verplicht?

In België is het opnemen van een prijsherzieningsclausule verplicht voor:

1. Overheidsopdrachten voor werken:
   1. Uitzondering: Niet verplicht (maar wel mogelijk) indien:
      1. De geraamde waarde lager is dan €120.000.
      2. ÉN de initiële uitvoeringstermijn korter is dan 120 werkdagen of 180 kalenderdagen.
2. Overheidsopdrachten voor diensten: Specifiek de diensten vermeld in bijlage I bij het KB van 14 januari 2013.

Aanbeveling: Ook wanneer het niet wettelijk verplicht is, wordt sterk aangeraden om een prijsherzieningsclausule op te nemen bij:

• Meerjarige contracten.
• Opdrachten waarbij prijzen van belangrijke kostencomponenten (bv. grondstoffen, energie) sterk kunnen schommelen.

De Prijsherzieningsclausule: Wat moet er in staan?

De prijsherzieningsclausule is het onderdeel in het bestek dat alle voorwaarden en methodes voor de prijsaanpassing vastlegt. Deze clausule moet minimaal specificeren:

• Toepassingsgebied: Voor welke percelen of artikels van de opdracht de herziening geldt.
• Timing & frequentie: Wanneer en hoe vaak de prijsherziening kan worden toegepast (bv. jaarlijks, per kwartaal).
• Aanvraagprocedure: Hoe de opdrachtnemer de herziening moet aanvragen (bv. via e-mail/post), welke bewijsstukken nodig zijn, en binnen welke termijnen.
• Formule & parameters: De exacte prijsherzieningsformule en de objectieve parameters (zoals specifieke prijsindexen) waarop deze is gebaseerd.

Hoe wordt de prijsherzieningsformule bepaald?

De kern van de prijsherziening is de formule. Deze moet voldoen aan de volgende eisen:

• Relevantie: Gebaseerd zijn op objectieve en relevante parameters en prijsindexen die direct verband houden met het onderwerp van de opdracht. Een prijsindex is een maatstaf om prijsevoluties over tijd te volgen.
• Representativiteit: De formule moet de reële kostenstructuur van de markt weerspiegelen (bv. verhouding lonen, materialen, vaste kosten).
• Specificiteit (optioneel): Er kan per perceel een andere formule worden gebruikt als de aard van de prestaties binnen die percelen significant verschilt.

De procedure: Prijsherziening aanvragen en toepassen

Het proces voor prijsherziening verloopt doorgaans als volgt:

1. Aanvraag door opdrachtnemer: De opdrachtnemer dient een schriftelijke aanvraag in (per e-mail of brief) bij de aanbestedende overheid, inclusief een voorstel voor de nieuwe, aangepaste prijslijst.
2. Verificatie door de aanbestedende overheid: De overheid controleert of de voorgestelde prijzen correct zijn berekend volgens de prijsherzieningsformule en -voorwaarden in het bestek.
3. Toepassing (en communicatie bij raamovereenkomsten):
   1. Na goedkeuring worden de nieuwe prijzen toegepast voor de afgesproken periode.
   2. Bij raamovereenkomsten met meerdere begunstigde overheden:
      1. De centrale aanbestedende overheid informeert alle begunstigden over de prijswijzigingen.
      2. Alle begunstigden ontvangen de bijgewerkte prijslijst.
      3. De herziene referentieprijzen van de raamovereenkomst gelden automatisch voor alle toekomstige deelopdrachten binnen die raamovereenkomst. Deelnemers moeten deze herziene prijzen toepassen.

Conclusie

Een correct opgestelde en toegepaste prijsherzieningsclausule is essentieel voor het evenwicht en de duurzaamheid van overheidsopdrachten in België. Het biedt zowel opdrachtnemers als aanbestedende overheden zekerheid bij veranderende economische omstandigheden.

Bron: Bosa Belgium