Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) in België

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA/ESPD) in België: Wat, Wanneer en Waarom?

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), internationaal bekend als het ESPD (European Single Procurement Document), is een cruciaal instrument voor ondernemingen die deelnemen aan overheidsopdrachten in België. Het functioneert als een gestandaardiseerde eigen verklaring betreffende uitsluitingsgronden, financiële draagkracht, en technische bekwaamheid. Het hoofddoel is de administratieve lasten te verminderen door als voorlopig bewijs te dienen, voornamelijk bij opdrachten boven de Europese drempelwaarden.

Wat is het UEA/ ESPD en wat zijn de voordelen?

Het UEA/ESPD is een officieel document waarmee een onderneming zelf verklaart dat zij voldoet aan de selectiecriteria en niet in een situatie van uitsluiting verkeert (zoals faillissement of ernstige beroepsfouten).

De belangrijkste voordelen zijn:

• Vereenvoudiging (voorlopig bewijs): Het UEA dient als voorlopig bewijs. Ondernemingen hoeven niet langer bij elke inschrijving direct alle afzonderlijke certificaten en bewijsstukken mee te sturen. Deze worden meestal pas later opgevraagd bij de geselecteerde of winnende bieder. Dit verlaagt de administratieve last aanzienlijk.
• Europees gestandaardiseerd: Het document is in alle officiële EU-talen beschikbaar, wat deelname aan overheidsopdrachten in andere EU-lidstaten vergemakkelijkt. Het dient in de hele EU als voorlopig bewijs van geschiktheid.
• Verplicht elektronisch: Sinds 18 april 2018 moet het UEA in België verplicht elektronisch worden ingediend, doorgaans in XML- en PDF-formaat.
• Efficiëntie door XML: Het gebruik van het gestructureerde XML-formaat wordt sterk aanbevolen. Dit maakt het mogelijk om:
  • Bestaande UEA’s eenvoudig te hergebruiken, zodat dezelfde informatie niet telkens opnieuw ingevoerd hoeft te worden.
  • Op termijn informatie automatisch aan het UEA toe te voegen vanuit authentieke bronnen (bv. via koppelingen zoals MyTelemarc, hoewel de details hiervan niet in deze sectie staan).

Wanneer het UEA gebruiken in België?

In België is het gebruik van het UEA verplicht voor overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de Europese publicatiedrempels.

Er zijn specifieke uitzonderingen waarbij het UEA doorgaans niet vereist is:

• Bij een beroep op de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (conform artikel 38, §1, eerste lid, van het KB Plaatsing Klassieke Sectoren van 18 april 2017).
• Bij een beroep op de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging (conform artikel 46, §3, van het KB Plaatsing Speciale Sectoren van 18 juni 2017).

Het consequent gebruiken van het elektronische en gestructureerde XML-formaat voor zowel de aanvraag als het antwoord maximaliseert de voordelen van herbruikbaarheid en efficiëntie.

Toevoeging: Het UEA/ESPD vanuit het perspectief van de aankoper

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA/ESPD) is voor aankopers (aanbestedende overheden) een gestandaardiseerd middel om het eerste deel van het selectieproces efficiënter te maken. Het document betreft een eigen verklaring van ondernemingen over hun geschiktheid, financiële draagkracht en bekwaamheden. Dit dient als voorlopig bewijs in procedures voor overheidsopdrachten boven de Europese drempel. Hiermee kunnen ondernemingen aantonen dat zij niet onder uitsluitingsgronden vallen en voldoen aan de door de aankoper gestelde selectiecriteria.

Hoe aankopers (aanbesteders) het UEA gebruiken:

Aankopers spelen een actieve rol in het initiëren van het UEA-proces:

1. Opstellen van de UEA-aanvraag: De aankoper stelt een “UEA-aanvraag” op. In dit digitale document specificeert de aankoper exact welke uitsluitingsgronden en selectiecriteria van toepassing zijn voor de specifieke overheidsopdracht.
2. Gebruik van de UEA-service: Voor het opstellen van deze aanvraag kunnen aankopers in België gebruikmaken van de online “UEA-service”. Deze dienst stelt hen in staat een volledig nieuwe UEA-aanvraag te creëren of een bestaande aanvraag aan te passen voor hergebruik, wat tijd bespaart bij gelijkaardige opdrachten.
3. Publicatie van de UEA-aanvraag: De aankoper publiceert de UEA-aanvraag, idealiter in zowel XML- als PDF-formaat, samen met de andere opdrachtdocumenten (bijvoorbeeld via het e-Notification platform). Dit stelt geïnteresseerde ondernemingen in staat de aanvraag te downloaden en hun UEA-antwoord voor te bereiden.
4. Beoordelen van UEA-antwoorden: Na ontvangst van de inschrijvingen of aanvragen tot deelneming, bekijkt de aankoper de door de ondernemingen ingediende UEA-antwoorden. De UEA-service kan ook gebruikt worden om UEA-antwoorden, die bijvoorbeeld enkel in XML-formaat zijn aangeleverd, te raadplegen.

Door het UEA te gebruiken, kunnen aankopers het verificatieproces stroomlijnen, omdat zij in eerste instantie vertrouwen op de eigen verklaring van de onderneming en pas in een later stadium (doorgaans enkel van de geselecteerde of winnende inschrijver) de volledige bewijsstukken hoeven op te vragen en te controleren. Het gebruik van het gestructureerde XML-formaat wordt hierbij aangeraden om de voordelen, zoals herbruikbaarheid en automatische gegevensverwerking, maximaal te benutten.

Handleiding UEA voor aankopers (PDF, 619.89 KB)

Toevoeging: Het UEA/ESPD vanuit het perspectief van de onderneming

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA/ESPD) is voor ondernemingen een gestandaardiseerd formulier waarmee zij een eigen verklaring afleggen over hun geschiktheid, financiële situatie en bekwaamheden. Dit document dient als voorlopig bewijs dat zij voldoen aan de door de aanbesteder gestelde uitsluitings- en selectiecriteria, en wordt voornamelijk gebruikt bij overheidsopdrachten boven de Europese drempelwaarden. Het vereenvoudigt het inschrijvingsproces aanzienlijk.

Hoe ondernemingen het UEA gebruiken:

Ondernemingen gebruiken het UEA/ESPD om te reageren op de door de aankoper opgestelde UEA-aanvraag. De Belgische “UEA-service” ondersteunt hen hierbij op verschillende manieren:

1. UEA-aanvraag importeren en beantwoorden: Ondernemingen downloaden de UEA-aanvraag (meestal een XML-bestand) die de aankoper heeft gepubliceerd. Dit bestand wordt vervolgens geïmporteerd in de UEA-service. De onderneming vult de verschillende delen van het formulier in, en verklaart daarmee te voldoen aan de gestelde eisen.
2. Hergebruiken van bestaande UEA-antwoorden: Een groot voordeel van de UEA-service is de mogelijkheid tot hergebruik. Een onderneming kan:
   1. Een eerder opgesteld UEA-antwoord (in XML-formaat) importeren en bewerken voor een nieuwe procedure.
   2. Een bestaand UEA-antwoord “samenvoegen” met een nieuwe UEA-aanvraag. De service helpt dan om de eerder verstrekte antwoorden over te zetten naar de structuur van de nieuwe aanvraag. Dit voorkomt dat steeds opnieuw dezelfde basisinformatie ingevoerd moet worden.
3. Volledig nieuw UEA-antwoord opstellen: Indien gewenst kan een onderneming ook een volledig nieuw UEA-antwoord van de grond af opbouwen binnen de service. Dit kan nuttig zijn om een basis-UEA te creëren dat later hergebruikt kan worden.
4. Exporteren en indienen: Na het invullen wordt het UEA-antwoord gedownload (idealiter in XML- en PDF-formaat). Deze bestanden worden vervolgens, samen met de offerte of aanvraag tot deelneming, ingediend via het daarvoor bestemde platform (in België is dit e-Tendering).
5. Ondertekening: Als het UEA via het Belgische e-Procurement platform wordt ingediend, geldt de globale digitale handtekening op het indieningsrapport ook voor het UEA; een afzonderlijke handtekening op het UEA-document zelf is dan meestal niet nodig.

Belangrijke opmerking: De handleiding van 18/07/2024 (versie 300) vermeldt dat de directe link met MyTelemarc voor het automatisch importeren van gegevens in het UEA niet meer beschikbaar is (Pagina 15). Ondernemingen kunnen het UEA echter nog steeds geldig invullen zonder deze specifieke dienst.

Door de UEA-service te gebruiken, kunnen ondernemingen het proces van het aanmaken en indienen van hun eigen verklaring stroomlijnen, de kans op fouten verminderen en efficiënter deelnemen aan overheidsopdrachten.

Conclusie

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA/ESPD) speelt een sleutelrol in het moderniseren en vereenvoudigen van deelname aan Belgische overheidsopdrachten boven de Europese drempels. De focus op een gestandaardiseerde eigen verklaring en het gebruik van elektronische formaten zoals XML verminderen de administratieve lasten en bevorderen efficiëntie voor zowel aanbesteders als ondernemingen.

Bronnen

Handleiding UEA voor ondernemingen (PDF, 772.67 KB)

Handleiding UEA voor aankopers (PDF, 619.89 KB)

https://bosa.belgium.be/nl/applications/uniform-europees-aanbestedingsdocument-uea