Waarom samenwerken in een maatschap?
Geen onderneming is zó groot dat ze nooit op haar grenzen botst. Voor complexere overheidsopdrachten moet een inschrijver vaak een beroep doen op andere ondernemingen.
Dat kan via onderaanneming, maar twee (of meer) ondernemingen kunnen ook écht de handen in elkaar slaan en samen één offerte indienen als combinatie van ondernemingen.
De wet inzake overheidsopdrachten laat toe dat zo’n combinatie deelneemt aan een opdracht. De aanbesteder mag niet eisen dat de ondernemingen al vóór de gunning een bepaalde rechtsvorm aannemen.
Concreet:
- twee ondernemingen kunnen vrij vormvrij beslissen samen in te schrijven,
- ze moeten pas bij gunning van de opdracht een eigen structuur op poten zetten (maatschap),
- ze dingen zo samen mee naar opdrachten die voor elk afzonderlijk te groot zouden zijn,
- door elkaars sterktes te combineren, scoren ze beter op kwalitatieve gunningscriteria zoals plan van aanpak en team.
Wat is een maatschap in overheidsopdrachten?
Wanneer een combinatie van ondernemingen effectief de opdracht gegund krijgt en haar samenwerking structureert, spreken we van een maatschap.
Belangrijke kenmerken uit de praktijk:
- de maatschap wordt opgezet voor één welbepaalde verrichting: de uitvoering van die ene overheidsopdracht;
- de partners zetten een structuur op die hun afspraken formaliseert (beslissingen, lasten, winstverdeling…);
- de maatschap laat hen toe meer opdrachten aan te kunnen en vaker opdrachten te scoren.
Stap 1 – Kies een betrouwbare partner
De eerste stap is een betrouwbare bondgenoot zoeken in je zakelijke netwerk. Idealiter brengt die partner een echte meerwaarde mee, bijvoorbeeld:
- eigen expertise,
- een hoge omzet,
- aanvullende ervaring of referenties.
Belangrijk:
- de partners dienen samen één offerte in;
- ze moeten samen voldoen aan de selectiecriteria;
- eens de offerte is ingediend, verbinden ze zich hoofdelijk en rechtstreeks ten aanzien van de aanbesteder;
- de samenstelling van het partnerschap kan nadien niet zomaar worden gewijzigd.
Kort: zonder vertrouwen begin je hier beter niet aan.
Stap 2 – Leg de zakelijke afspraken vast
Vertrouwen is een vertrekpunt, maar vertaalt zich in concrete afspraken.
Nog vóór er een formele rechtsvorm is, moeten de ondernemingen minstens overeenkomen:
- hoe beslissingen worden genomen,
- hoe lasten worden gedragen,
- hoe winst zal worden verdeeld,
- wie welke taken en verantwoordelijkheden opneemt,
- hoe het zit met verzekeringen, aansprakelijkheid en intellectueel eigendom.
Daarnaast moet in de offerte duidelijk worden aangegeven wie de combinatie vertegenwoordigt tegenover de aanbesteder, die terecht slechts één aanspreekpunt wil.
Stap 3 – Werk samen aan één offerte
De kandidatuur of offerte wordt niet langer ingediend door één onderneming of één natuurlijke persoon, maar door de combinatie van ondernemingen.
Concreet:
- de verschillende ondernemingen dienen samen één dossier in;
- wanneer het Uniform Europees Aanbestedingsformulier (UEA) verplicht is, moet er voor elke onderneming afzonderlijk een UEA worden ingevuld;
- de handtekenings- en vertegenwoordigingsbevoegdheid moet kloppen:
- eventueel moet elke onderneming de offerte ondertekenen,
- of er moeten de juiste volmachten bij de offerte worden gevoegd.
Een slordigheid op dit vlak kan de combinatie de gunning kosten, zelfs als de inhoud goed is.
Stap 4 – Richt de maatschap in na gunning
Wordt de offerte gegund aan de combinatie, dan moet de combinatie:
- worden ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO),
- alle uiteindelijke begunstigden registreren in het UBO-register.
De zakelijke afspraken die in de voorbereidende fase al bestonden, moeten nu geformaliseerd worden.
Belangrijk is dat de maatschap beperkt blijft tot:
- één welbepaalde verrichting,
- met name de uitvoering van die ene overheidsopdracht.
Wordt de offerte níet gegund en ontwikkelt de maatschap geen andere activiteiten, dan hoeft de combinatie niet in de KBO te worden ingeschreven. In de overeenkomst neem je dus best op dat de maatschap bij niet-gunning meteen wordt ontbonden.
Stap 5 – Jaarlijkse plichten van de maatschap
Een maatschap wordt onderhands opgericht, waardoor de kosten en plichten relatief beperkt blijven. Toch zijn er een aantal jaarlijkse verplichtingen:
- er moet jaarlijks minstens één Algemene Vergadering worden georganiseerd;
- er moet een jaarrekening worden opgesteld;
- de boekhoudplicht moet worden nageleefd.
Zolang de jaarlijkse omzet van de maatschap het half miljoen euro niet overschrijdt, volstaat een vereenvoudigde boekhouding.
Besluit: meer opdrachten aankunnen, vaker scoren
Een maatschap vraagt voorbereiding en discipline: een goede partner, scherpe afspraken, een correcte offerte en naleving van de jaarlijkse verplichtingen.
Maar het effect is helder:
- je kunt samen grotere en complexere overheidsopdrachten aan,
- je combineert sterktes en referenties,
- je vergroot de kans dat je op kwalitatieve criteria beter scoort dan alleen.
Met een doordachte maatschap geldt: twee keer één wordt meer dan twee – en je zal in de praktijk meer opdrachten aankunnen en vaker opdrachten scoren.
FAQ over de maatschap in overheidsopdrachten
1. Wat is een maatschap in de context van overheidsopdrachten?
Een maatschap is de gestructureerde vorm van een combinatie van ondernemingen die samen één overheidsopdracht uitvoeren. De maatschap wordt opgezet na gunning, voor één welbepaalde verrichting: de uitvoering van die ene opdracht.
2. Wanneer moet een combinatie van ondernemingen zich inschrijven in de KBO?
Pas wanneer de offerte aan de combinatie wordt gegund en de samenwerking wordt omgezet in een maatschap, moet die combinatie worden ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Bij niet-gunning en geen andere activiteiten is inschrijving niet nodig.
3. Moeten alle partners in de combinatie een UEA indienen?
Ja. Wanneer het Uniform Europees Aanbestedingsformulier verplicht wordt, moet voor elke onderneming afzonderlijk een UEA worden ingevuld, ook al dienen ze samen één dossier in.
4. Hoe zit het met de aansprakelijkheid binnen een maatschap?
De ondernemingen verbinden zich in de combinatie hoofdelijk en rechtstreeks ten aanzien van de aanbesteder. Daarom zijn duidelijke afspraken over lasten, winstverdeling, verzekeringen en aansprakelijkheid cruciaal.
5. Welke boekhoudplicht geldt voor een maatschap?
Een maatschap moet een jaarrekening opstellen en de boekhoudplicht naleven. Zolang de jaarlijkse omzet minder dan een half miljoen euro bedraagt, kan men volstaan met een vereenvoudigde boekhouding.
Aan de slag met je maatschap
Overweeg je om samen met een concullega één offerte in te dienen voor een overheidsopdracht die alleen te groot is?
Zorg dan voor:
- een bewuste keuze van partner,
- duidelijke afspraken op papier,
- een correct en volledig ingediend dossier,
- en een maatschap die juridisch en boekhoudkundig klopt.
Zo vergroot je de kans dat jullie als combinatie meer opdrachten aankunnen en vaker opdrachten scoren.
Test Tender Experts gratis als maatschap
Wil je zien welke extra opdrachten jullie als maatschap kunnen binnenhalen?
Vraag je gratis testaccount aan en bekijk hoeveel extra kansen jullie maatschap kan benutten.