U speurt naar opdrachten, ploegt door bestekken en spendeert avonden aan het samenstellen van uw offerte. Al die tijd en moeite kunnen verloren gaan, als uw offerte niet correct is ondertekend. Aanbesteders zijn immers onverbiddelijk: de niet correcte ondertekening leidt tot substantiële onregelmatigheid en uw lage prijs zal hen niet overtuigen… Om dit te vermijden, geven we u drie gouden tips.
Overheidsopdrachten Winnen : Tip 1 – Beter beginnen bij het bestek!
Als ondernemer gaat uw aandacht uit naar de kern van de opdracht. De technische specificaties zijn waarschijnlijk interessanter voor u dan de zoveelste herhaling van de wet. Er kan echter een addertje onder het gras zitten. De administratieve clausules van het bestek kunnen soms een aanvulling vormen op de wet. Bij een niet-openbare procedure of een mededingingsprocedure met onderhandelingen kan de aanbestedende dienst bijvoorbeeld de ondertekening van de deelnemingsaanvraag verplicht stellen, hoewel dit in dit vroege stadium nog geen wettelijke verplichting is. Als u deze bepaling leest en erop vertrouwt dat ondertekening van de offerte in de tweede fase (indiening van de offerte) volstaat, loopt u het risico te worden uitgesloten van de aanbestedingsprocedure!
Overheidsopdrachten Winnen : Tip 2 – Tweelingen zijn nooit identiek!
Heeft uw onderneming een moederbedrijf of zustervennootschap? Let dan tweemaal zo goed op. Wanneer u een offerte (digitaal) indient, doet u wellicht dat namens één rechtspersoon. Alle documenten in uw offerte dienen, vanzelfsprekend, dan ook te verwijzen naar diezelfde rechtspersoon. Dat lijkt zo logisch als wat, maar ettelijke miljoenen gingen al verloren omdat het elektronisch ondertekende indieningsrapport naar onderneming 1 verwijst, maar het ingediende offerteformulier onderneming 2 vermeldt. Beide ondernemingen blijven met lege handen achter. Geen van beiden heeft immers een volledig en correct ondertekende offerte ingediend. Dat beide rechtspersonen op hetzelfde adres gevestigd zijn, en misschien zelfs door dezelfde natuurlijke persoon kunnen vertegenwoordigd worden, verandert niets aan het probleem. Anders gezegd: een tweeling lijkt misschien identiek, maar is dat niet.
Overheidsopdrachten Winnen : Tip 3 – Dag dagelijks bestuur!
Sinds enkele jaren is de Raad van State van oordeel dat de ondertekening van een offerte in het kader van een overheidsopdracht in principe niet onder het dagelijks beheer valt, ondanks de verduidelijking in artikel 7 : 121 van het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen bepaalt: “Het dagelijks bestuur van de vennootschap omvat alle handelingen en beslissingen die de noden van het dagelijkse leven van de vennootschap niet te boven gaan, alsook de handelingen en beslissingen die, wegens het geringe belang dat zij vertegenwoordigen of wegens hun dringend karakter, de tussenkomst van de raad van bestuur, van de enige bestuurder of van het directiecomité niet rechtvaardigen. ”
Zo kan de ondertekening van een offerte onder het dagelijks beheer vallen, maar alleen als aan ten minste één van de drie criteria van de bovenstaande definitie is voldaan, of, volgens de Raad van State, als “de indiening van de offerte van ondergeschikt belang is en snel optreden vereist is”.
Indien u niet alle informatie verstrekt waarop de bevoegdheid van uw ondertekenaar is gebaseerd, kan de aanbestedende dienst u om aanvullende informatie vragen, maar hij is hiertoe niet verplicht; het is dus zeer onverstandig om hierop te vertrouwen. In ieder geval kost het reageren op deze aanvullingen u ook tijd en moeite. Het is veel eenvoudiger om een goed opgestelde bijzondere volmacht toe te voegen, of om in uw statuten onmiddellijk het begrip dagelijks bestuur te verduidelijken.
