Vous recherchez des commandes, vous épluchez les spécifications techniques et vous passez des soirées à préparer votre offre. Tout ce temps et ces efforts peuvent être gaspillés si votre offre n’est pas correctement signée. Les adjudicateurs sont implacables : une signature incorrecte est qualifiée d’irrégularité substantielle et peut engendrer, selon la procédure de passation, l’exclusion obligatoire de votre offre et votre prix bas ne les convaincra pas… Pour éviter cela, nous vous donnons trois conseils en or.
Gagner des marchés publics : Conseil 1 – Il vaut mieux lire toutes les clauses du cahier des charges!
En tant que soumissionnaire, votre attention est concentrée sur le cœur de la mission. Les spécifications techniques sont probablement plus intéressantes pour vous que la énième répétition de la loi. Cependant, il peut y avoir un hic. Les clauses administratives du cahier des charges peuvent parfois compléter la loi. Par exemple, dans une procédure restreinte ou concurrentielle avec négociation, le pouvoir adjudicateur peut rendre obligatoire la signature de la demande de participation, bien qu’il ne s’agisse pas d’une exigence légale à ce premier stade. Si vous lisez cette disposition et comptez sur le fait que la signature de l’offre, lors de la deuxième étape (remise de l’offre), suffira, vous risquez d’être exclu de la procédure de passation !
Gagner des marchés publics : Conseil 2 – Les jumeaux ne sont jamais identiques !
Votre entreprise a-t-elle une société mère ou une société sœur ? Alors, faites deux fois plus attention. Lorsque vous déposer une offre, vous pouvez le faire au nom d’une entité juridique. Tous les documents de votre offre doivent, bien entendu, faire référence à cette même entité juridique. Cela semble aussi logique que possible, mais des dizaines de millions ont déjà été perdus parce que le rapport de soumission signé électroniquement faisait référence à la société 1, mais que le formulaire d’offre mentionne la société 2. Les deux entreprises se retrouvent les mains vides. Après tout, aucun des deux n’a remis une offre complète et correctement signée. Le fait que les deux entités juridiques soient situées à la même adresse et puissent même être représentées par la même personne physique ne change rien au problème. En d’autres termes, les jumeaux peuvent sembler identiques, mais ils ne le sont pas.
Gagner des marchés publics : Conseil 3 – Le gestion journalière !
Depuis plusieurs années déjà, le Conseil d’État considère que la signature d’une offre en réponse à un marché public ne relève pas, en principe, de la gestion journalière, et ce malgré la clarification opérée par l’article 7 :121 du nouveau Code des sociétés et des associations prévoyant que « La gestion journalière de la société comprend tous les actes et les décisions qui n’excèdent pas les besoins de la vie quotidienne de la société ainsi que les actes et les décisions qui en raison de l’intérêt mineur qu’ils représentent ou en raison de leur caractère urgent ne justifient pas l’intervention du conseil d’administration, de l’administrateur unique ou du conseil de direction. »
Ainsi, la signature d’une offre peut relever de la gestion journalière, mais à condition de remplir au moins l’un des trois critères repris dans la définition susmentionnée, ou encore, selon le Conseil d’Etat si « le dépôt de l’offre revêt une importance mineure et nécessite une intervention rapide ».
Si vous ne fournissez pas toutes les informations fondant la compétence de votre signataire, l’adjudicateur peut, mais n’a pas l’obligation, de vous demander des compléments, de sorte que de compter sur cela apparait fort imprudent. Dans tous les cas, la réponse à ces compléments vous coûtera également du temps et des efforts. Il est beaucoup plus simple d’ajouter une procuration spéciale correctement rédigée, ou de clarifier immédiatement dans vos statuts la notion de gestion journalière, ou de fournir aux adjudicateurs une clause de signature exploitable.
