De overheid werkt niet alleen. Om haar taken uit te voeren, doet ze veelvuldig beroep op ondernemingen. Die leveren warme maaltijden aan het woonzorgcentrum (leveringen), laten de informatica in het stadhuis draaien (diensten) of herstellen een autosnelweg (werken). Al die opdrachten moeten door de overheid worden ‘aanbesteed’. De overheid ‘plaatst’ dus opdrachten, volgens de procedures beschreven in de wet van 17 juni 2016 (België) inzake overheidsopdrachten. Zo wordt eerlijke concurrentie mogelijk, en wordt misbruik van publiek geld vermeden. Gelijkheid, transparantie en non-discriminatie staan dan ook centraal in de wetgeving.
Wet overheidsopdrachten
De wet inzake overheidsopdrachten is uiteraard van toepassing op gemeenten, het gewest, de staat, intercommunales, … Dat zijn de ‘klassieke sectoren’. Daarnaast is de wet ook van toepassing op de ‘speciale sectoren’. Dit zijn de diensten die verband houden met water, energie, vervoer en post. Maar soms is de wet ook van toepassing op private ondernemingen, bijvoorbeeld als die voor meer dan de helft gesubsidieerd worden door de overheid. We denken dan aan bepaalde ziekenhuizen of universiteiten.
Het brede toepassingsgebied verklaart ook waarom er twee afzonderlijke uitvoeringsbesluiten zijn: het Koninklijk besluit van 18 april 2017 inzake plaatsing in de klassieke sectoren enerzijds en het Koninklijk besluit van 18 juni 2017 inzake plaatsing in de speciale sectoren anderzijds.
Drempelbedragen en procedures bij overheidsopdrachten
Is er sprake van een overheidsopdracht, dan moet de ‘aanbesteder’ één van de zogenaamde plaatsingsprocedures volgen. Die gunnings- of aankooptechnieken verlopen elk volgens eigen bijzonderheden. De keuze ertussen wordt door de overheid gemaakt, maar hangt vaak samen met drempelbedragen. In functie van de waarde van een opdracht, kan de overheid sommige procedures wel of net niet toepassen.
De belangrijkste drempels zijn:
- 30.000 euro, excl. BTW: opdrachten met een raming tot dit bedrag kunnen worden gesloten tegen ‘aanvaarde factuur’. De overheid moet, indien mogelijk, de voorwaarden van meerdere ondernemers raadplegen, maar ze is niet verplicht om een bestek op te stellen of een formele offerte op te vragen. Het raadplegen van prijzen of verzenden van een e-mail kan volstaan. Net zo goed geldt de factuur als bewijs dat de opdracht is gesloten. Veel plichtplegingen zijn er dus niet, al moet de overheid zich wel aan de elementaire beginselen houden. Zo moet ze iedereen wel gelijk behandelen.
- 140.000 euro, excl. BTW: opdrachten tot dit bedrag kunnen zonder echte bekendmaking gesloten worden. De overheid zal een aantal – doorgaans drie – ondernemingen de opdrachtdocumenten toesturen, en hen om een offerte verzoeken. Op basis van de gunningscriteria in het bestek zal ze de economisch meest gunstige offertekiezen. Ze mag hierbij vrij onderhandelen, en kan de opdracht dus nog aanpassen na gesprekken tussen de verschillende inschrijvers. Het is als ondernemer dus heel belangrijk dat de overheid jou kent. Als ze je kent, nodigt ze je misschien uit om deel te nemen aan zo’n opdracht. Stel je bedrijf dus zeker voor aan je stad, de provincie of de plaatselijke ‘intercommunale’.
- 215.000 euro, excl. BTW: leveringen en diensten met een raming tot dit bedrag hoeven niet op Europees niveau te worden bekendgemaakt. De publicatie kan zich tot het Belgische niveau beperken. Voor werken ligt de drempel met 5.382.000 euro zelfs nog veel hoger, al moeten we er ook bij zeggen dat de federale overheid dan weer andere drempels moet respecteren. De bekendmaking gebeurt in elk geval, net als de indiening van offertes, digitaal. Laat je door Tender-Alert begeleiden in de zoektocht naar gepubliceerde opdrachten. Hoe sneller en beter je opdrachten vindt, hoe meer kansen je krijgt.
Verschillende soorten overheidsopdrachten
Overheidsopdrachten hebben steeds betrekking op een levering, een dienst of een werk. Een beperkt aantal overeenkomsten wordt expliciet van de wet uitgesloten. Aanbesteders kunnen bijvoorbeeld een onroerend goed aankopen of een arbeidsovereenkomst sluiten zonder de wet inzake overheidsopdrachten toe te passen. Net zo goed onderscheidt een overheidsopdracht zich van een concessie. Bij een concessie wordt de exploitatie van een activiteit uitbesteed, en ligt de kans op winst of verlies geheel bij de contracterende partij. Tegenover het engagement om een tunnel te graven, staat het recht om die uit te baten, en de kans (of het risico) om daarmee (geen) winst te boeken.
De verschillende fases bij overheidsopdrachten
De keuze tussen de ondernemingen en offertes verloopt steeds in fasen. Vooraleer een opdracht te gunnen zal de overheid controleren of je geen fiscale en sociale schulden hebt, of voor ernstige misdrijven bent veroordeeld (uitsluitingsgronden). Ze zal nagaan of je als onderneming in staat bent de opdracht tot een goed einde te brengen (selectiecriteria). Pas daarna zal ze de kern van je offerte onderzoeken, en na vergelijking met andere inschrijvers bepalen wie de economisch meest voordelige inschrijver is (gunningscriteria). Denk dus niet dat de goedkoopste altijd wint. Prijs of kosten zullen zeker een rol spelen, maar andere criteria zoals kwaliteit, levertermijn of gebruiksvriendelijkheid kunnen evengoed de doorslag geven. Controleer de gunningscriteria dus vooraleer een offerte op te stellen! Ze vormen de sleutel om de overeenkomst binnen te halen.
Soms worden de fasen effectief gesplitst. In zulke procedures moeten ondernemingen zich eerst kandidaat stellen, en krijgen enkel de ondernemingen die de selectiecriteria doorstaan, de mogelijkheid om in een tweede fase een offerte indienen.
Inschrijven op een overheidsopdracht : basis principes.
Voel je het kriebelen en wil je de publieke markt aanspreken? Goed zo, maar hou deze principes goed in het achterhoofd:
- Anders dan bij klassieke overeenkomsten staan de contracterende partijen niet op gelijke hoogte. De wetgeving overheidsopdrachten is deel van het publiek recht, waarbij de overheid de lijnen bepaalt en finaal kiest met wie ze in zee gaat. Een overheidsopdracht is dus een soort van toetredingscontract, waarbij je als onderneming slechts een aantal elementen (vb. de prijs) kan bepalen. In een aantal procedures zijn onderhandelingen zelfs verboden. Lees het bestek dus goed, en stel je offerte zorgvuldig samen. Controleer of alle vereiste documenten tijdig en correct zijn opgeladen, want je kan fouten niet steeds herstellen.
- Een overheidsopdracht is een geschreven overeenkomst, maar daarom is er nog geen ‘contract’ zoals je dat nu kent. De overeenkomst bestaat vaak uit enerzijds het bestek en anderzijds de offerte. Een afzonderlijk contract is daarbij niet nodig. Dat betekent ook dat de ‘algemene voorwaarden’, die bedrijven aan hun klanten opleggen, hier niet van toepassing Vergeet dus de voorschotten, de korte betaaltermijn, het eigendomsvoorbehoud of de verwijlinteresten. Dit alles wordt wettelijk geregeld, of door de aanbesteder in het bestek bepaald. Enkel bij de aanvaarde factuur kan hier misschien van worden afgeweken, mede omdat er geen bestek is.
- Een opdracht wordt gegund op forfaitaire basis. De overeenkomst wordt met andere woorden gesloten tegen een vaste prijs, die in de loop van de overeenkomst niet zomaar wijzigt, tenzij er een herzieningsclausule is of het economisch evenwicht van het contract wordt verstoord. De uitvoering van de overeenkomst wordt zelfs beheerst door een afzonderlijk koninklijk besluit (het KB Uitvoering van 14 januari 2013). Dit alles betekent niet dat de prijs nooit kan wijzigen, maar wel dat de mogelijkheden daartoe vooraf en wettelijk zijn vastgelegd.
- Elk nadeel heeft z’n voordeel: de procedures en wetten zijn complex, maar ze beschermen jou wel tegen favoritisme. De overheid moet de regels respecteren en haar beslissingen correct motiveren. Ze kan je offerte niet zomaar naast zich neerleggen. Jij hebt als ondernemer recht op rechtsbescherming en kan bijvoorbeeld het omstandige gunningsverslag opvragen. Dat hoort nu eenmaal bij de transparantie en gelijke behandeling, die de basis van elke overheidsopdracht zijn.
Hoe overheidsopdrachten zoeken en vinden?
Wil jij ook dagelijks op de hoogte worden gebracht van nieuwe overheidsopdrachten? Als tender platform helpt Tender Expert je bij het detecteren van de juiste overheidsopdrachten. We doen dit voor verschillende sectoren. Of je nu werkzaam bent in de bouw, zorg & welzijn , hardware & software, bij ons ben je aan het juiste adres om overheidsopdrachten te detecteren. Onze accountmanager helpt je bij de selectie zodat je nooit meer een project mis loopt. Neem contact met ons op voor meer informatie.
